مدیریت ذره‌بینی چشم‌انداز کارفرمایان

انواع مختلفی از سبک‌های رهبری در سازمان دنبال می‌شود و مدیریت ذره‌بینی یکی از آن‌هاست که براساس آن مدیران از نزدیک کارکنان خود را کنترل می‌نمایند. اگرچه این مدیریت اغلب به عنوان سبک رهبری منفی تلقی می‌شود، اما گاهی اوقات می‌تواند به نفع کارمندان و سازمان باشد.

یک رهبر خوب قادر است با تمرکز بر جزئیاتی مانند تنظیم بودجه، بررسی مشکلات و آنالیز گزارش‌های مهم، برخی از مشکلات بزرگ آینده را پیش‌بینی کند. وظایف اصلی مرتبط با این مسائل به نظارت نیاز دارند. با این وجود، اگر مدیر بیش از حد نگران باشد و مداخله کند، این نظارت گاهی به  Micromanagement تبدیل می‌شود.

این مقاله تلاشی است در جهت:

• آشنایی با زوایای مختلف این پدیده؛
• بررسی تاثیر آن بر عملکرد سازمان و کارکنان؛
•  یافتن چرایی گرایش مدیران به  میکرومدیریت

مدیریت ذره‌بینی چیست؟

برخی از نظریه‌پردازان، این سبک  را به عنوان اداره امور با توجه به جزئیات و کنترل بیش از حد بیان می‌کنند. به طور کلی اعتقاد بر این است که این نوع مدیریت تاثیر منفی بر کارمندان دارد. برخی دیگر، این اصطلاح را به عنوان رئیس مزاحم توصیف می‌نمایند.

ما، در این مقاله سعی داریم شما را به زوایای مثبت و منفی این سبک مدیریتی آشنا کنیم. در سال‌های گذشته مطالعات زیادی در خصوص جنبه‌های منفی آن انجام گرفته است اما جنبه مثبت آن همواره نادیده گرفته شده بود. در سال 2019 محققی به نام دکتر Mishra مطالعه‌ای اکتشافی در این زمینه انجام داد و توانست درک بهتری از این پدیده مدیریتی در میان کارمندان و کارفرمایان ایجاد کند، همچنین به مدیران آگاهی در جهت کاربرد صحیح و کارآمد میکرومدیریت داد چراکه بسیاری از مدیران به شکل وسواسی و اشتباه از این روش استفاده می‌نمایند. محقق در پایان این مقاله، تاثیر مدیریت ذره‌بینی بر عملکرد پرسنل را مفید بیان نموده است. این نتیجه‌گیری بسیار چالشی و بحث‌برانگیز است.

عواملی که مدیران را به سمت Micromanagement سوق می‌دهد:

• فرهنگ سازمانی
• ساختار سازمانی
• سلسله مراتب
• عدم اعتماد به زیردستان
• نداشتن شناخت کامل از کارکنان
• ترس مدیران از شکست
• عدم آگاهی مدیران از توانایی کارمندان خود

میکرومدیریت، صرفا مخرب است؟

این سبک، بسیار شبیه به مدیریت خودکامه است زیرا تمام قدرت و اختیار تصمیم‌گیری به عهده مدیران است. نظرات کارکنان قبل از تصمیم‌گیری در نظر گرفته نمی‌شود. مطالعات نشان می‌دهد کارکنانی که  معتقدند مرتبا مشاهده می‌شوند، در سطح پایین‌تری عمل می‌کنند. مدیریت ذره‌بینی به خودشیفتگی مرتبط است، از آن جهت که رهبران را بر آن می‌دارد که از قدرت خود بیش از حد استفاده نمایند و از کارمندان برای رسیدن به اهداف خود سواستفاده ‌کنند. این مدیران به  دمدمی مزاجی، شکاکی و کنترل‌گرا بودن متهم می‌شوند و این ویژگی‌های مدیریتی مانع مدیریت اثربخش می‌گردد. آن‌ها بدون اولویت‌بندی کار، انواع کارها را به شیوه یکسان کنترل می‌کنند، که تاثیر منفی بر مردم ایجاد می‌گذارد.

لازم به ذکر است که براساس آخرین مطالعات صورت گرفته، مدیریت ذره‌بینی در حمایت و هدایت تیم بی‌تجربه بسیار موثر عمل می‌کند.

در حالی که هدف میکرومدیرها پیشرفت در کسب و کار از این طریق است، رفتار آن‌ها می‌تواند روحیه و عملکرد تیم را تحت تاثیر قرار دهد. همچنین می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری شود زیرا چنین مدیری کاملا به تیم  اعتماد ندارد. تشخیص اینکه آیا تیم خود را این شیوه مدیریت کنید یا خیر، نیاز به ارزیابی متفکرانه از رفتار خود و کارکنان دارید.

معایب میکرومدیریت (به شکل اشتباه و مخرب)

• اتلاف وقت

ریزمدیران بخش قابل توجهی از وقت خود را صرف نظارت بر کار دیگران می‌کنند، زمانی که می‌توانند صرف کارهای پربارتر مانند توسعه سیستم ه‌ یا ایجاد فرآیندهای جدید شود. ریزمدیران خود را با جزئیاتی که اعضای تیم آن‌ها قادر به اداره مستقل آن هستند، مشغول می‌کنند.

• کاهش رضایت‌مندی شغلی

مدیریت ذره‌بینی می‌تواند هم برای مدیر و هم برای کارمند استرس ایجاد کند. مدیر توسط کارکنانی که طبق دستورالعمل کارها را انجام نمی‌دهند، ناامید می‌گردد و کارمندان احساس می‌کنند که در انجام کارهایشان به آن‌ها اعتماد نمی‌شود. این چرخه باطل ایجاد می‌نماید، جایی که مدیران ناامیدتر می‌شوند و عملکرد کارکنان کاهش می‌یابد زیرا آن‌ها در نقش‌های خود ناراضی هستند.

• کاهش خلاقیت و نوآوری

ریزمدیران در مورد چگونگی انجام وظایف، دستورالعمل‌های خاصی می‌دهند. اگرچه این کار می‌تواند با کارمندان جدید خوب کار کند، اما ممکن است توانایی کارمند را در ایجاد روش‌های جدید، کارآمد و خلاقانه برای انجام وظایف مرتبط با نقش محدود کند. کارمندان از احساس موفقیت که همراه با یافتن راه‌های بهتر برای انجام کار است محروم می‌شوند.

8 نشانه‌‌ میکرومدیران

1. در برابر محول کردن اختیارات مقاومت می‌کنند.
2. بیش از حد درگیر فعالیت‌های کارکنان خود می‌شوند.
3. درخواست به‌روزرسانی مکرر دارند.
4. انتظار گزارش‌های بیش از حد دقیق و منظم دارند.
5. بجای تمرکز بر چشم‌اندازهای بزرگ‌تر به جزئیات می‌پردازند.
6. از تصمیم‌گیری مستقل کارمندان استقبال نمی‌کنند.
7. نحوه انجام وظایف را دقیق به پرسنل خود می‌گویند و جایی برای خلاقیت آن‌ها باقی نمی‌گذارند.
8. اصرار بر مستندسازی تمامی فرآیندها.

چه زمانی میکرومدیریت مثبت عمل می‌کند؟

به دلیل افزایش مشارکت سازمان در بازارهای جهانی، فضای کسب و کار به طور مداوم در حال تغییر است. این بازارهای جهانی، تقاضا را برای افزایش نقش رهبران در سازمان‌ها ایجاد می‌کندد. آن‌ها معتقدند که رهبران می‌توانند نقش مهمی در موفقیت سازمان داشته باشند. سازمان‌های امروزی به دلیل رشد رقابت و توسعه استراتژیک، فشار بیشتری بر استخدام افراد کارآمد وارد می‌کنند. رهبری به عنوان یکی از مهم‌ترین فاکتورهای هر سازمانی در نظر گرفته می‌شود که وظیفه آن، ایجاد استراتژی برای رقابت با دیگران است. هدف سازمان، تمرکز بر بهبود عملکرد کارکنان است. بنابراین، دانشگاهیان و متخصصان بیشتر بر سبک‌های خوب رهبری تاکید دارند تا بتوانند کارمندانی کارآمد و مطابق با شرایط رقابتی امروز پرورش دهند. رهبران سبک‌های رهبری ناکارآمد، کارکنان را مجبور به ترک سازمان می‌کنند.

اگرچه این روش، به عنوان سبکی منفی در مدیریت افراد در نظر گرفته می‌شود و شهرت بدی کسب کرده است، اما اگر به موقع بکار گرفته شود، می‌تواند نتایج مثبتی داشته باشد:

• این شیوه می‌تواند در شرایط جدید و پیچیده استفاده شود.
• زمانی که کارمند وارد کار جدید شده است.
• سازمان‌ها در بحران و مشکلات قرار می‌گیرند.
• هنگامی که بهره‌وری شرکت کم باشد.
• جهت حل مشکلات در بین اعضای تیم‌ها و گروه‌ها.
• تغییر استراتژی شرکت و تلاش برای جبران تاخیر در اجرای پروژه‌ها، شکایت‌های مشتریان.

هر بخشی ارزشمند است

میکرومدیر به طور کلی تمام جزئیات را بررسی می‌کند تا زمانی که ریشه یک مشکل را پیدا کند. سپس برای رفع مشکل قدم لازم را برمی‌دارد. ریزمدیرهای خوب می‌توانند سرمایه هر بخشی باشند.

مزایای مدیریت ذره‌بینی از دیدگاه مدیران:

• همانطور که در این مقاله ذکر نمودیم، این سبک دارای دو وجه کاملا متمایز است و نمی‌توان آن را فقط منفی و مخرب دانست. اگر مدیری تنها خروجی و نتیجه فرآیندهای مختلف را کنترل نماید و فعالان در آن حوزه را دائما مورد بازخواست قرار ندهد، می‌توانند آرامش را به تیم خود تزریق نمایند و از سوی دیگر نتیجه و کیفیت کارها را مورد بررسی قرار دهند. در این صورت کارکنان احساس بهتری خواهند داشت.
• با این شیوه، مدیران کارکنان خود را برای رسیدگی به مشکلات بزرگتر آینده آماده می‌کنند، چرا که از آن‌ها به خوبی شناخت پیدا می‌کنند.
• این مدیران با نظارت بر کوچک‌ترین جزئیات، قادر به پیش‌بینی آینده کسب و کار خود هستند.
• برخی از کارکنان که تجربه کافی ندارند، نیاز به راهنمایی و نظارت مداوم دارند و تنها در این صورت عملکرد بهتری خواهند داشت.

مدیران باید بدانند که به چه کسانی وظیفه محول کنند

ریزمدیران معمولا اعضای تیم خود را بهتر از هر کس می‌شناسند و وقتی تشخیص می‌دهند که کار باید تفویض شود، دقیقا می‌دانند برای تکمیل کار باید به چه کسی چه وظیفه‌ای را محول کنند. این بدان معناست که آن‌ها می‌دانند چه کسی مهارت و توانایی لازم برای انجام وظیفه را دارد.

ریزمدیران باید همدلی را در تیم خود گسترش دهند

آن‌ها معمولا فرآیند انجام یک کار را می‌دانند، می‌توانند با دیگران همدلی کنند. آن‌ها نقاط قوت، ضعف و مهارت دیگران را درک می‌کنند و قادرند با استفاده از این درک و دانش، مواقعی را که افراد را تحت فشار قرار دهند یا عقب نشینی کنند را تشخیص دهند.

اقتباس شده از مقاله Micromanagement: An Employers’ Perspective نوشته دکتر میشرا، 2019