مدیریت زمان، چالش زندگی در عصر جدید

زمان ارزشمندترین دارایی هر فرد است. بسیاری از ما تصور می‌کنیم که زمان کافی برای انجام فعالیت‌های روزمره نداریم و نمی‌توانیم کارهایمان را به موقع به پایان برسانیم. در این مواقع به  مدیریت زمان نیاز داریم.

در روزهای شلوغ و پر هیجان، معمولا به نتیجه‌ی دلخواه نمی‌رسیم، زیرا توجه خود را بین بسیاری از کارهای مختلف تقسیم می‌کنیم. برای اینکه بتوانیم در مدت زمان کمتر، فعالیت بیشتری انجام دهیم بهتر است زمان خود را مدیریت نماییم و برنامه‌ریزی و الویت‌بندی را فراموش نکنیم.

حتما شما نیز با افرادی روبرو شده‌اید که برای تمامی فعالیت‌هایشان برنامه زمانی معینی دارند، در صورتی  که اشخاصی عجولانه از کاری به کار دیگر می‌روند و هرگز هیچ‌ یک از کارها را تمام نمی‌کنند؟ گروه اول و دوم متفاوت هستند. گروه اول کسانی هستند که بر اساس برنامه‌ریزی، کارهای خود را پیش می‌برند؛ درحالی که گروه دوم تصمیمات آنی می‌گیرند و کارها را به صورت موازی انجام می‌دهند. شاید برای شما جالب باشد، گروه اول موفق‌تر هستند و زمان آزاد زیادی دارند.

افراد موفق، زمان خود را به طرز فوق‌العاده‌ای مدیریت می‌کنند. شما نیز با استفاده از تکنیک‌های Time managementمی‌توانید توانایی خود را بهبود بخشید.

مدیریت زمان چیست؟

“مدیریت زمان” فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی جهت تقسیم‌بندی زمان خود بین فعالیت‌ها می‌باشد. همچنین شما را قادر می‌سازد هوشمندانه‌تر عمل کنید؛ به طوری که در زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید. وقتی زمان کم است و فشارها زیاد است، عدم برنامه‌ریزی موجب استرس می‌شود.

اگر می‌خواهید از این مهارت در جهت رسیدن به موفقیت استفاده کنید، از زمان خود به درستی استفاده نمایید. به این معنی که زمان خود را کنترل کنید.

همه‌ی ما به میزان یکسان در یک روز 24 ساعت زمان داریم، اما چرا برخی افراد به انجام تمامی کارهای خود می‌رسند؟ افراد موفق قادرند زمان خود را به بهترین شکل کنترل و مدیریت نمایند. آن‌ها این مهارت را فراگرفته‌اند و در زندگی خود به کار می‌گیرند. شما می توانید توانایی خود را برای عملکرد بهینه افزایش دهید حتی هنگامی که زمان کمی دارید و فشار زیادی روی شماست. البته برنامه‌ریزی درست در این مرحله، می‌تواند زندگی شما را دچار تحول کند. اگر علاقمند هستید که کارهایتان را به موقع به پایان برسانید و در انجام آن‌ها زیاد سختی نکشید، برای مدیریت زمان، لازم است که بر نتایج فعالیت‌ها تمرکز کنید.اینکه روز خود مملو از فعالیت‌های مختلف کنید، به نتایج دلخواه خود نخواهید رسید. زیرا تمرکز خود را روی کارهای زیادی تقسیم می‌نمایید.

اهمیت مدیریت زمان

• بهره‌وری و کارایی بیشتر
• کسب اعتبار و وجه‌ی حرفه‌ای
• کاهش استرس
• افزایش موقعیت‌ها و فرصت‌های پیشرفت
• هموارسازی مسیر برای رسیدن به اهداف زندگی حرفه‌ای و شخصی
•  افزایش رضایت فردی و شغلی
• تقویت اعتماد به نفس
•  افزایش میزان موفقیت

عدم مدیریت موثر زمان، نتایج نامطلوبی به همراه دارد:

• بدقولی
• عدم اتمام کارها در موعد مشخص
• از دست دادن فرصت‌ها
• اتلاف وقت
• افزایش ناکارآمدی
• کاهش کیفیت کار
• کاهش میزان اعتبار
• افزایش نارضایتی
• افزایش استرس

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

• ضعف در مهارت حل مسئله
• ضعف در تصمیم‌گیری
• نداشتن انگیزه
• ضعف در نه گفتن
• موازی کاری
• ضعف در اولویت‌بندی
• رویاهای بزرگ و غیر واقعی
• تنبلی
• کمال‌گرایی
• نداشتن فهرست روزانه

مواردی که در بالا ذکر شد، در توسعه فردی تاثیر مستقیم می‌گذارد. اگر به دنبال موفقیت هستید این موارد را دست کم نگیرید.

راز مدیریت زمان صحیح و بهینه

 مدیریت زمان در وهله‌ی اول آسان به نظر می‌رسد، اما در عمل سخت است. برای نظم بخشیدن به زندگی خود ، لازم است که اولیت‌بندی نمایید. زمانی که چنین کاری کنید، تمامی فعالیت‌های شما نظم می‌گیرد و ب نتایج مد نظرتان خواهید رسید.

اهمیت آن، زمانی افزون می‌گردد که به عنوان مهارتی عمومی بر تمامی ابعاد زندگی کاری و حرفه‌ای ما تاثیر می‌گذارد.

برای اداره زمان، مهم‌ترین امر این است که درک درستی از مفاهیم داشته باشیم. به عبارت دیگر، تفاوت بین فعالیت مهم، فعالیت ضروری و فعالیت فوری را بدانیم. زمانی که به این درک برسیم، می‌توانیم برای خود برنامه‎‌ریزی صحیحی انجام دهیم و زندگی خود را تغییر دهیم.

آیا شما به کسب این مهارت نیاز دارید؟

برخی دانش‌ها و مهارت‌های مدیریتی، این شانس را داشته‌اند که میان میان مردم رواج پیدا کنند و به نظر می‌رسد که Time management هم در همین گروه قرار دارد.

تکنیک‌های طلایی برای مدیریت زمان

در اینجا 6 ترفند برای مدیریت زمان موفق مطرح می‌نماییم:

1. شروع روز بسیار مهم است:

سراسیمه نباشید، برای خوردن صبحانه زمان اختصاص دهید و افکار خود را بر موضوعات مهم متمرکز کنید. برای امروز خود برنامه‌ای تنظیم نمایید.

2. لیستی از اهداف روزانه خود تهیه کنید:

هر روز صبح پس از اینکه صبحانه میل کردید، اهدافی که در روز دارید را تصور کنید. تمامی فعالیت‌های خود را به واحدهایی کوچک‌تر تبدیل کنید تا از انجام آن‌ها خسته نشوید. اهداف خود را یادداشت نمایید تا زمانی که به آن‌ها رسیدید، تیک بزنید تا برای انجام دیگر فعالیت‌‌هاي روز انگیزه بگیرید. توجه داشته باشید که این اهداف تنها شامل شغل شما نمی‌شود و زمانی را برای گذراندن وقت با خانواده و دوستان خود اختصاص دهید.

3. کارهای خود را الویت‌بندی کنید:

تصمیم بگیرید که که چه کاری را بهتر است که انجام دهید، مهم نیست که چه کاری است، و چه چیزی را می توانید فراموش کنید این به معنای “نه” گفتن به افرادی است که می خواهند کارها را برایشان انجام دهید که برایشان وقت ندارید.

4. برای سلامت خود برنامه‌ریزی کنید:

برای تغذیه و ورزش خود زمان بگذارید و آن را لا به لای شلوغی روز خود فراموش نکنید.

5. آرامش خود را حفظ کنید:

درصورتی که سخت باید کار کنید تا به اهدافتان برسید، اما همیشه نمی‌توانید به این شدت کار کنید. این امر می‌تواند شما را دچار استرس کند و آرامش شما را بر هم بزند. پس آرامش خود را حفظ کنید و تا بتوانید با برنامه، کارهای خود را پیش ببرید.

6. لیست اهداف روز خود را در پایان روز چک کنید:

در پایان روز، لیست خود را بررسی کنید، که به کدام اهداف خود رسیده‌اید، به کدامیک از آن‌ها نرسید و علت آن را بررسی نمایید.

7. درآخر برنامه‌ی فردای خود را بنویسید:

در پایان روز اهداف و برنامه‌ی روز بعد خود را بنویسید و برای رسیدن به آن برنامه‌ریزی کنید.

8. برای خودتان جایزه در نظر بگیرید:

هنگامی که شما کارتان را به بهترین نحو به پایان می رسانید به خودتان جایزه بدهید و این بدین معنا نیست که شما باید یک مهمانی بزرگ برای خود برپا کنید . برخی عادت دارند در هنگام به پایان رساندن هر کاری به بیرون بروند و هوای پاک را تنفس کنند و سرحال و شاد به خانه برگردند .

فقط مراقب باشید که زمان زیادی صرف این عمل ننمایید و برای مثال می توان گفت که یک جعبه بزرگ دونات را برای جشن گرفتن نخورید و این گونه ایده های بطور کلی مناسب نیستند و به جد باید از آنها اجتناب نمایید . ولی می توانید مقدار کوچکی را بخورید و لذت ببرید.

بهانه‌هایی برای عدم مدیریت زمان

جملاتی مانند “سرم شلوغه” ، “وقت نمی‌کنم” و … بهانه‌هایی است که از زبان افرادی که به کاراشان نمی‌رسند، می‌شنویم.

اما چه تفاوتی میان افرادی است که به کارهایشان می‌رسند و برخی دیگر دچار کمبود زمان می‌شوند؟

دسته اول به علت عدم مدیریت زمان، به کارهای خود نمی‌رسند و همیشه در حال غر زدن درمورد گذشت زمان و سرعت آن هستند.

زمان به سرعت در حال گذشتن است و ما باید تدبیری بیاندیشیم تا از آن عقب نمانیم. چه خوب می‌شود که در زمان پیری حسرت زمان عمر از دست رفته نداشته باشیم و همواره فکر کنیم که چقدر خوب زندگی کرده‌ایم و به تمام اهدافمان رسیدیم!

امیدواریم با آشنایی بهتر با این مهارت و تکنیک‌های آن به موفقیت برسید…